In fünf Minuten muss Frank Kasparek in Kalifornien sein, und es scheint ihn nicht zu beunruhigen, dass er noch immer in der Kaffeeküche seiner Firma im schwäbischen Böblingen sitzt. Seelenruhig zapft sich Kasparek ein Glas Wasser. Dann spaziert er in Raum 0.3.02, drückt auf die Maustaste – und ihm gegenüber sitzt Karin Taylor, am gleichen Tisch, lebensgroß und 9311 Kilometer entfernt.
Bis vor ein paar Jahren hätte die Vorbereitung anders ausgesehen: Taxi zum Flughafen, Check-in, Sicherheitskontrolle, Boarding, neun Stunden Flug nach New York, Umsteigen, sechs Stunden Flug nach San Francisco, Taxi zur Firmenzentrale nach Cupertino – im günstigsten Fall ein Reisetag pro Strecke.
Heute setzt sich Kasparek, bei Hewlett-Packard (HP) für den Vertrieb von Videokonferenzsystemen zuständig, in einen Raum, der "Telepräsenz" ermöglicht. Anders als beim Bildanruf per Skype vermittelt diese fortgeschrittenste Spielart der Bildtelefonie den Eindruck, die Gesprächspartner befänden sich im selben Zimmer. Identisches Mobiliar, gleiches Holz, 3-D-Atmosphäre – Kaspareks halbrunder Tisch setzt sich auf dem Bildschirm fort. Seine Kollegin erscheint farbecht und verzögerungsfrei vor ihm. Und wenn Kasparek eine Idee äußert, erfährt er Taylors Meinung meist, bevor sie geantwortet hat: Ermunterndes Lächeln erscheint ebenso deutlich auf dem Bildschirm wie Stirnrunzeln oder Augenrollen. Die beiden diskutieren über die nächste Generation der Videokonferenz-Architektur. Wie kann man sie am besten mit Desktop-PCs verbinden? Wie ließe sich die Tonqualität weiter optimieren? Bis zu vier Parteien können zusammengeschaltet werden. Auf einer Art virtuellem Flipchart über den Konferenzmonitoren lassen sich Diagramme und Videos verfolgen.
Von der simulierten Nähe profitieren – abgesehen von Fluggesellschaften oder Hotelketten – alle Beteiligten: Seit HP vor etwa fünf Jahren sein weltweites Telepräsenznetz einrichtete, haben sich die Reisekosten um über ein Viertel reduziert. Manager, die früher jede Woche in eine andere Stadt jetteten, leiden weniger unter Stress. Und die Technik ist gut fürs Klima: Nach einer Studie des englischen Carbon Disclosure Project (CDP), das Konzerne beim Klimaschutz berät, könnten im Jahr 2020 allein britische und US-amerikanische Konzerne dank Videokonferenzen etwa 5,5 Millionen Tonnen CO2-Emissionen einsparen, die Menge, die eine Million Autos im Jahr ausstoßen.
Dass Unternehmen erst seit ein paar Jahren via Telepräsenz konferieren, hat technische Gründe: Als sich die Tüftler bei HP um 1996 erstmals an Telefongesprächen mit Bild versuchten, waren E-Mail-Adressen rar, und ISDN-Verbindungen galten als Internet-Turbo. "Die Qualität war inakzeptabel", sagt Kasparek. Ruckelig. Unzuverlässig.
Mittlerweile sitzt Kasparek täglich auf den schwarzgrauen Netzstühlen und konferiert mit aller Welt. HP, zusammen mit den Firmen Cisco und Polycom Marktführer der Technik, betreibt über 100 eigene Räume. Sie sind gut ausgebucht, denn seit sie in Betrieb sind, müssen Mitarbeiter jede Dienstreise begründen.
Die Technik ist inzwischen ausgereift
Die üppigen Datenpakete aus lebensechten Bewegtbildern und Echtzeit-Redebeiträgen fließen durch ein besonderes weltweites Glasfasernetz mit einer Bandbreite von über 20 Megabit – ein Standard-DSL-Anschluss bringt es nicht einmal auf ein Zwanzigstel.
Entsprechend teuer sind die Systeme: Für externe Kunden kostet ein schicker Telepräsenzraum mit Schalldämpfung und kalibrierten Kameras je nach Größe zwischen 140 000 und 220 000 Euro. Hinzu kommen monatlich ungefähr 7000 Euro laufende Kosten für den Zugang zum Netz oder den rund um die Uhr erreichbaren Service, der per Fernzugriff etwa die Kamera neu justiert. Für Großfirmen macht sich die Investition dennoch schnell bezahlt: HP rechnet für seine eigene Infrastruktur vor, dass jeder Raum monatlich mindestens 20 Geschäftsreisen einspare. Bei den über 100 Konferenzräumen weltweit seien das knapp 30 Millionen Euro im Jahr.
Ein eigenes Raumnetz unterhalten bisher vor allem globale Konzerne wie Pepsi, Novartis oder Microsoft. Der deutsche Softwarehersteller SAP etwa betreibt insgesamt 600 Videokonferenzräume, davon über 40 mit Telepräsenztechnik. Für Mittelständler, die mit ihrer Niederlassung in den USA oder der Fabrik in Asien konferieren wollen, vermieten Anbieter wie etwa der luxemburgische Bürodienstleister Regus Videokonferenzstudios stundenweise. Regus betreibt deutschlandweit 35 Räume. Eine Woche nachdem im April 2010 der isländische Vulkan Eyjafjallajökull ausbrach, verdreifachte sich die Nachfrage. Die Notlösung hat viele deutsche Firmen offenbar auf den Geschmack gebracht; heute verzeichnet das Unternehmen gut zwei Drittel mehr Buchungen als vor der Aschewolke.
Allerdings ist nicht jede Videokonferenz mit einer eingesparten Geschäftsreise gleichzusetzen. Häufig treffen sich Kollegen im Telepräsenzraum, die sich früher per Telefon zusammengeschaltet hätten. Dieser "Rebound-Effekt" ist bei neuer Technik häufig – was sie durch Effizienz einspart, frisst die übermäßige Nutzung teilweise wieder auf. Blickkontakt hat gegenüber Telefonaten allerdings einen prinzipiellen Vorteil. Wer nebenbei Mails checkt oder Nägel feilt, fliegt auf.
Warum also bleibt die Geschäftsreise trotzdem noch immer oft das Mittel der Wahl? Über einen Grund sind sich auch eifrige Verfechter der Telepräsenz einig: Beim ersten Treffen oder bei bedeutenden Verhandlungen geht nichts über den Handschlag oder das gemeinsame Feierabendbier.
Möglicherweise kommt aber auch ein anderes Motiv dazu: Manche Manager möchten nicht auf Bonusmeilen und Businessclass verzichten. Ihnen geht es wie George Clooney, dem als Vielflieger im Film "Up in the Air" plötzlich die Arbeit via Videokonferenz verordnet wird: Sie fühlen sich deklassiert.
Paul Dickinson, Chef des CDP und Initiator der CO2-Studie, hält wenig von derlei Statusdünkel: "Ich würde Mitarbeiter befördern, die über Telepräsenz konferieren, und nicht diejenigen, die Zeit und Geld in Flugzeugen verschwenden." Dickinson glaubt, seine Ansicht werde sich rasch durchsetzen: "In zehn Jahren wird die Zahl der Geschäftsreisen um mehr als die Hälfte gesunken sein."
